Efektivitas Pengelolaan Kearsipan di Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Batu

Abstract

Berdasarkan pra penelitian dapat ditemukan beberapa permasalahan dalam pengelolaan kearsipan di Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Batu, diantaranya yaitu tidak adanya jadwal retensi arsip, belum tersedianya sistem pengelolaan berbasis digital, serta terdapat arsip yang tidak terawatt hingga rusak. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui, mendeskripsikan dan menganalaisis efektivitas pengelolaan kearsipan di Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Batu. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pendekatan deskriptif dengan metode penelitian kualitatif. Data yang terkumpul merupakan kombinasi dari data primer dan data sekunder yang digunakan sebagai data penjelas bahan analalisis penelitian. Sumber data diperoleh melalui wawancara, dokumentasi dan observasi. Kemudian teknis analisis data menggunakan teori Miles, Huberman dan Saldana yang tediri dari pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan yang bertujuan untuk menggambarkan suatu kedaan dan fakta yang terjadi di lapangan. Hasil penelitian menjelaskan bahwa efektivitas pengelolaan kearsipan di Bagian PemerintahanSekretariat Daerah Kota Batu belum sepenuhnya berjalan secara efektif. Hal inidiukur berdasarkan Teori efektivitas (Pencapaian tujuan, Integrasi, Adaptasi) yang dikemukakan oleh Duncan. Dilihat dari segi pencapaian tujuan berjalan cukup efektif, karena memiliki tujuan yang jelas yaitu untuk menunjang terwujudnya penyelenggaraan pemerintah yang responsif dan akuntabel serta memiliki sasaran yang tepat, integrasi dalam segi sosialisasi dan komunikasi antar organisasi sudah dilakukan dengan baik, akan tetapi dalam pengembangan sistem belum efektif, serta dalam meninjau aspek adaptasi dari segi sarana dan prasarana belum dapat dikatakan efektif karena masih terdapat beberapakekurangan dalam kelengkapan pengelolaan arsip. Saran yang dapat diberikan dalam penelitian ini meliputi perlunya pengembanga sistem penyimpanan arsip berbasis online, pengadaan sarana dan prasarana yang memadai untuk pengelolaan kearsipan, membuat ruang khusus untuk penyimpanan arsip, serta mengadakan pelatihan atau sosialisasi tentang pengelolaan arsip secara rutin.

Kata Kunci: Efektivitas, Pengelolaan, Kearsipan